Tipps und Tricks für Video-Konferenzen

Diese Tipps unterstützen Sie dabei, Videokonferenzen einfach und ohne Stolpersteine zu erleben. Es enthält Tipps und ein paar Grundregeln, aber keine technische Unterstützung.
Bitte schreiben Sie uns auch Ihre Hinweise und Tipps an digital@ekd.de, die wir gerne aufnehmen.

Diese Tipps haben sich in Videokonferenzen bewährt:

•    Nehmen Sie sich vor dem Einwählen Zeit. Richten Sie die Kamera etwa auf Augenhöhe aus, kontrollieren Sie Ihr Bild im Video. Im Unterschied zur Telefonkonferenz sind auch der Hintergrund, der Schreibtisch, Bilder an der Wand oder persönliche Gegenstände sichtbar. Entfernen Sie insbesondere vertrauliche Informationen aus dem Bildbereich.

•    Testen Sie Beleuchtung und Akustik: Ungünstig sind rückwärtige helle Fenster, Sonnen-strahlen und starke Kontraste; ebenso Hall-Effekte und störende Nebengeräusche.

•    Teilnehmende, die gerade nicht sprechen, können ihr jeweiliges Mikrofon deaktivieren. So wird verhindert, dass sich die Nebengeräusche summieren.

•    Die akustische Übertragungsqualität ist besser, wenn Sie ein Headset benutzen.

•    Schließen Sie die Tür und geben Sie einen Hinweis an Ihre Kollegen und Kolleginnen "Achtung Videokonferenz". So vermeiden Sie, dass Unbeteiligte durchs Bild gehen, laut reden oder telefonieren.

So steuern Sie die Konferenz

Alle Video-Konferenzsysteme verfügen über sehr ähnliche Funktionen, mit denen Sie die Konfe-renz und Ihre Teilnahme steuern. Schauen Sie in die technische Anleitung, gehen Sie über die Hilfefunktion oder suchen Sie ein Anleitungsvideo – die moderne Konferenzsystemen sind in der Regel benutzerfreundlich. Das Steuerungsmenü finden Sie in einem Bedienfeld oder eine Me-nüleiste oben, unten oder an der Seite. Diese Funktionen sollten Sie kennen:

• Audio-Test: Hier testen Sie den Lautsprecher-Ausgang und Ihr Mikrofon (interner Ein- und Ausgang des Laptops oder Headset)
• Stummschalten: Meist ein Mikrofon-Symbol. Hier schalten Sie Ihr Mikrofon ein- und aus
• Video starten: Meist ein Kamerasymbol – ist es durchgestrichen, sind Sie nicht zu sehen. Ist es nicht durchgestrichen, können die Teilnehmenden Sie sehen.
• Teilnehmer*innen verwalten: Hier können Sie andere Teilnehmer stummschalten (wichtig für Organisator*innen)
• Bildschirm freigeben oder Freigabe: Hier können Sie Ihren Desktop mit den anderen teilen. Klicken Sie auf das Symbol, wählen Sie die passende Bildschirmansicht aus und klicken Sie auf „teilen“
• Chat: Schreiben Sie an alle oder an den oder die Moderator*in. Sehr hilfreich in großen Grup-pen, um etwa während einer Präsentation Fragen zu stellen oder um bei technischen Schwie-rigkeiten dem oder der Moderator*in ein Signal zu geben
• Aufzeichnen: Hier können Sie das Meeting als Video aufzeichnen. Bitte beachten Sie die recht-lichen Vorgaben (Hinweis unten).

Tipps für den Gastgeber und die Gastgeberin

Laden Sie anfangs nicht zu viele Teilnehmerinnen und Teilnehmer ein - sammeln Sie zu-nächst Erfahrung mit diesem Kommunikationsweg. An Vorträgen und Schulungen können bis mehrere hundert Menschen teilnehmen. Für große Konferenzen mit über 15 aktiven Teil-nehmerinnen und Teilnehmern empfiehlt sich professionelle Aufnahme- und Wiedergabe-technik.
 
Testen Sie die Technik rechtzeitig vorab und machen Sie sich mit den Funktionen vertraut, die Sie benötigen: Sie können Ihren Desktop freischalten, Mikrofone gezielt oder für alle an- und ausschalten, und vieles mehr. Der IT-Service kann Ihnen im Vorfeld Ratschläge und Hin-weise zu einer technisch erfolgreichen Videokonferenz vermitteln.
 
Eine gute Moderation ist wichtig! Die Gastgeberin oder der Moderator erteilt das Wort oder achtet darauf, dass alle zu Wort kommen. Das ist in der Videokonferenz entscheidend, denn hier fehlt die direkte Interaktion durch Blickkontakt und kleine Gesten. Es ist schwieriger, eine Wortmeldung wahrzunehmen. Vorstellungsrunde nicht vergessen!
 
Erläutern Sie die Chatfunktion und ermuntern Sie Teilnehmende, dort Fragen zu stellen. Der Chat ist auch hilfreich, falls technische Probleme auftauchen (Abbruch der Bildverbindung) oder um im Webinar Fragen zu sammeln.

Stellen Sie sicher, dass die Teilnehmenden einen Überblick haben, wer mit im virtuellen Raum ist, insbesondere wenn nicht alle Teilnehmer und Teilnehmerinnen mit Klarnamen teilnehmen oder sich einige über Telefon zuschalten. Dabei hilft falls möglich eine kleine Vorstellungsrunde oder Small Talk zu Beginn. In manchen Runden begrüßen sich die Teil-nehmenden im Chat-Fenster.

Sinnvolle Regelungen für die Nutzung eines Konferenzsystems

Freigabe des eigenen Desktops für Teilnehmende
Bitte überprüfen Sie bei einer Freigabe des eigenen Desktops für andere Teilnehmer: Sind vertrauliche Informationen sichtbar? Laufen Nachrichten zum Beispiel über E-Mail oder Messenger ein? Diese können mitgelesen werden. Schließen Sie daher die entsprechenden Programme oder schalten Sie in den Vollbildmodus. Achten Sie darauf, dass keine vertrauli-chen Dokumente sichtbar sind.
Wichtig für:  Wahrung der Vertraulichkeit 

Übergabe von Maus und Tastatur an Teilnehmende
Die Kontrolle über Maus und Tastatur kann an Teilnehmende abgeben werden, zum Beispiel. um gemeinsam einen Text zu schreiben Diese Funktion birgt Sicherheitsrisiken, daher soll-ten Sie sie wohlüberlegt nutzen. Bleiben Sie während der Fremdsteuerung auf jeden Fall durchgängig am PC und stoppen Sie die Übergabe sofort, wenn Sie andere Tätigkeiten als die vereinbarten auf Ihrem Rechner bemerken!
Wichtig für: IT-Sicherheit, Vertraulichkeit, Datenschutz

Mitschneiden von Videokonferenzen
Das Mitschneiden darf nur mit Einverständnis aller Teilnehmerinnen und Teilnehmer erfol-gen! Wenn Sie Ihr Webinar aufzeichnen möchten, kündigen Sie dies bitte vorab an. Erklären Sie, was genau aufgezeichnet werden soll (nur der Vortrag oder auch beispielsweise die Fra-gen). Das gleiche gilt für Screenshots. Bitte weisen Sie auch die anderen Teilnehmenden auf diese Aspekte hin.
Wichtig für: Datenschutz, Wahrung der Privatsphäre

Kolleginnen und Kollegen im Büro
Bitte achten Sie darauf achten, dass Kolleginnen und Kollegen nicht ungewollt im Bild sind (etwa an Nachbarschreibtischen), auch deren Monitore sind tabu.
Wichtig für: Respektierung der Privatsphäre, Recht am eigenen Bild 
 

Wie funktionieren Konferenzsysteme?
Videokonferenzen, die über das Internet geführt werden (Cloud Service), bilden einen virtuellen Raum, in dem sich die Teilnehmer treffen. Je nach Anbieter erfolgt das Hosting (Speichern) auf Servern innerhalb oder außerhalb der EU. Die Übertragung der Konfe-renz-Inhalte erfolgt in der Regel verschlüsselt.

Wie sicher sind Konferenzsysteme?
In Krisenzeiten brauchen Sie eine schnelle Lösung. Dennoch sollten Sie die datenschutz-rechtlichen Bestimmungen kennen und beachten, wenn Sie ein Konferenzsystem dau-erhaft installieren. Einige Anbieter oder interne Lösungen bieten einen guten Daten-schutz, andere sind datenschutzrechtlich schwierig. Auch die Verbindungssicherheit und technische Zuverlässigkeit unterscheiden sich, daher unser Tipp: Verlieren Sie die Prüfung dieser Aspekte nicht aus dem Auge.