Datenschutzhinweise für Online-Meetings, Video- bzw. Telefonkonferenzen und Webinare via EasyMeet24 (ekd.zoom.us) des Kirchenamts der EKD

Wir möchten Sie nachfolgend über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Nutzung von „ekd.zoom.us“ (nachfolgend: „EasyMeet24“) informieren.

Zweck der Verarbeitung

Wir nutzen „EasyMeet24“, um Online-Meetings, Video- und Telefonkonferenzen und/oder Webinare durchzuführen (nachfolgend: „Online-Meetings“). „EasyMeet24“ ist ein Service der Connect4Video GmbH, Rüsselsheim, Deutschland. Zur Erbringung des Dienstes nutzt die Connect4Video GmbH weitere Dienstleister. Darunter sind Rechenzentren in Deutschland, Österreich und der Schweiz, in denen die Connect4Video GmbH Server betreibt, über welche Inhalte von „Online-Meetings“ wie Audio und Video geleitet werden. Technische Grundlage ist die „Zoom“ Technologie, ein Dienst der Zoom Video Communications, Inc., die ihren Sitz in den USA hat.

Verantwortlicher

Verantwortlich für Datenverarbeitung, die im unmittelbaren Zusammenhang mit der Durchführung von „Online-Meetings“ steht, ist das Kirchenamt der EKD.

Hinweis: Soweit Sie in einem Browser die Internetseite von „Zoom“ aufrufen, ist der Anbieter von „Zoom“ für die Datenverarbeitung verantwortlich. Ein Aufruf dieser Seite ist regelmäßig nur erforderlich, um die Software („Zoom“-App) für die Nutzung von „Zoom“ herunterzuladen. Im Kirchenamt ist auf verwalteten Geräten die Software bereits vorinstalliert.

Sie können „Zoom“ auch nutzen, indem Sie die jeweilige Meeting-ID und ggf. weitere Zugangsdaten zum Meeting direkt in der „Zoom“-App eingeben.

Wenn Sie die „Zoom“-App nicht nutzen wollen oder können, dann sind die Basisfunktionen auch über eine Browser-Version nutzbar, die Sie ebenfalls auf der Website von „Zoom“ finden.

Welche Daten werden verarbeitet?

Bei der Nutzung von „Zoom“ werden verschiedene Datenarten verarbeitet. Der Umfang der Daten hängt dabei auch davon ab, welche Angaben zu Daten Sie vor bzw. bei der Teilnahme an einem „Online-Meeting“ machen.

Folgende personenbezogene Daten sind Gegenstand der Verarbeitung:

Angaben zum Benutzer: Vorname + Nachname (nur bei Nutzung als Moderator oder autorisierter Teilnehmer), Telefonnummer (optional), E-Mail-Adresse, Passwort (nur wenn „Single-Sign-On“ nicht verwendet wird), Profilbild (optional), Abteilung (optional)

Meeting-Metadaten: Thema, Beschreibung (optional), verbindungsspezifische Teilnehmer-IP-Adressen, Geräte-/Hardware-Informationen

Bei Aufzeichnungen (optional, nur nach expliziter Bestätigung): Bild- und Tondaten in einer MP4-Datei aller Video-, Audio- und Präsentationsaufnahmen, M4A-Datei aller Audioaufnahmen, Textdatei des allgemeinen Online-Meeting-Chats.

Bei Einwahl mit dem Telefon: Angabe zur eingehenden und ausgehenden Rufnummer, Ländername des Standorts, Start- und Endzeit. Ggf. können weitere Verbindungsdaten wie z.B. die IP-Adresse des Geräts gespeichert werden.

Text-, Audio- und Videodaten: Sie haben ggf. die Möglichkeit, in einem „Online-Meeting“ die Chat-, Fragen- oder Umfragefunktionen zu nutzen. Insoweit werden die von Ihnen gemachten Texteingaben verarbeitet, um diese im „Online-Meeting“ anzuzeigen und ggf. zu protokollieren. Um die Anzeige von Video und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden entsprechend während der Dauer des Meetings die Daten vom Mikrofon Ihres Endgeräts sowie von einer etwaigen Videokamera des Endgeräts verarbeitet. Sie können die Kamera oder das Mikrofon jederzeit selbst über die „Zoom“-Applikationen abschalten bzw. stummstellen.

Um an einem „Online-Meeting“ teilzunehmen bzw. den „Meeting-Raum“ zu betreten, müssen Sie zumindest Angaben zu Ihrer Identität („Anzeigename“) machen.

Umfang der Verarbeitung

Wir verwenden „Zoom“, um „Online-Meetings“ durchzuführen. Wenn wir „Online-Meetings“ aufzeichnen wollen, werden wir Ihnen das im Vorwege transparent mitteilen und – soweit erforderlich – um eine Zustimmung bitten. Die Tatsache der Aufzeichnung wird Ihnen zudem in der „Zoom“-App angezeigt.

Wenn es für die Zwecke der Protokollierung von Ergebnissen eines Online-Meetings erforderlich ist, werden die allgemeinen Chatinhalte gespeichert. Das wird jedoch in der Regel nicht der Fall sein.

Im Falle von Webinaren können wir für Zwecke der Aufzeichnung und Nachbereitung von Webinaren auch die gestellten Fragen von Webinar-Teilnehmenden verarbeiten.

Wenn Sie bei „Zoom“ als Benutzer registriert sind, dann können Berichte über „Online-Meetings“ (Meeting-Metadaten, Daten zur Telefoneinwahl, Fragen und Antworten in Webinaren, Umfragefunktion in Webinaren) bis zu einem Monat bei „Zoom“ gespeichert werden.

Eine automatisierte Entscheidungsfindung kommt nicht zum Einsatz.

Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Soweit personenbezogene Daten von Beschäftigten des EKD Kirchenamtes verarbeitet werden, ist § 49 DSG-EKD die Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung. Sollten im Zusammenhang mit der Nutzung von „Zoom“ personenbezogene Daten nicht für die Begründung, Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich, gleichwohl aber elementarer Bestandteil bei der Nutzung von „Zoom“ sein, so ist § 6  Nr. 4 DSG-EKD die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung. Unser Interesse besteht in diesen Fällen an der effektiven Durchführung von „Online-Meetings“.

Im Übrigen ist die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung bei der Durchführung von „Online-Meetings“ § 6 Nr. 5 DSG-EKD, soweit die Meetings im Rahmen von Vertragsbeziehungen durchgeführt werden.

Sollte keine vertragliche Beziehung bestehen, aber „Online-Meetings“ für die Erfüllung der Aufgaben der verantwortlichen Stelle erforderlich sein, ist § 6 Nr. 3 DSG-EKD die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung.

Sollten „Online-Meetings“ nicht aufgrund von vertraglichen Beziehungen oder aufgrund der Aufgaben der verantwortlichen Stelle durchgeführt werden, besteht die Rechtsgrundlage in § 6 Nr. 4 DSG-EKD. Auch hier besteht unser Interesse an der effektiven Durchführung von „Online-Meetings“.

Empfänger / Weitergabe von Daten

Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Teilnahme an „Online-Meetings“ verarbeitet werden, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben, sofern sie nicht gerade zur Weitergabe bestimmt sind. Beachten Sie bitte, dass Inhalte aus „Online-Meetings“ wie auch bei persönlichen Besprechungstreffen häufig gerade dazu dienen, um Informationen mit Kunden, Interessenten oder Dritten zu kommunizieren und damit zur Weitergabe bestimmt sind.

Weitere Empfänger: Der Anbieter von „EasyMeet24“ erhält notwendigerweise Kenntnis von den o.g. Daten, soweit dies im Rahmen unseres Auftragsverarbeitungsvertrages mit „EasyMeet24“ vorgesehen ist.

Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union

„Zoom“ ist ein Dienst, der von einem Anbieter aus den USA erbracht wird. Eine Verarbeitung  eines Teils der personenbezogenen Daten findet damit auch in einem Drittland statt. Wir haben mit dem Anbieter von „EasyMeet24“ einen Auftragsdatenverarbeitungsvertrag geschlossen, der wiederum mit „Zoom“ einen Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen hat. Die Anforderungen des § 30 DSG-EKD und des §10 DSG-EKD sind erfüllt.

Ein angemessenes Datenschutzniveau ist zum einen durch die „Privacy Shield“-Zertifizierung der Zoom Video Communications, Inc., zum anderen aber auch durch den Abschluss der sog. EU-Standardvertragsklauseln garantiert.

Änderung dieser Datenschutzhinweise

Wir überarbeiten diese Datenschutzhinweise bei Änderungen der Datenverarbeitung oder bei sonstigen Anlässen, die dies erforderlich machen. Die jeweils aktuelle Fassung finden Sie stets auf dieser Internetseite.

Stand: 18.05.2020