Planen – buchen – reservieren

Tools für Gottesdienste und Konzerte

In diesem Jahr wird Weihnachten anders gefeiert als bislang. Es ist nicht sicher, wie sich die Corona-Situation entwickeln wird, wenn es kalt wird. Sicher ist aber, dass wir alle eine gute Portion Kreativität benötigen werden. 24-Stunden-Weihnachen mit lauter kleinen Veranstaltungen. Open-Air-Gottesdienste. Live-Streams in verschiedene Säle – allerorten beginnt die Planung für Weihnachten unter Corona.

Eine große Herausforderung ist beispielsweise die Steuerung der vielen Gottesdienstbesucherinnen und -besucher im Advent und an Weihnachten bei gleichzeitig weniger Sitzplätzen. Gleichzeitig fragen viele Mitglieder jetzt schon, ob sie wohl kommen und mit einem Sitzplatz rechnen können.

Ohne elektronische Reservierungstools ist die Organisation sehr mühsam. Deshalb stellen wir Ihnen hier Möglichkeiten vor, wie Sie Ihre Sitzplatzkapazitäten rechtzeitig planen und verteilen können.

Weihnachtsbaum mit Lichtern
Das Veranstaltungsportal der Landeskirchen

Wenn Ihre Gemeinde zur Evangelisch-Lutherischen Kirche in Bayern, zur Evangelischen Kirche im Rheinland, zur Evangelischen Kirche in Berlin-Brandenburg-schlesische Oberlausitz oder zur Evangelischen Kirche von Westfalen gehört, können Sie ein landeskirchliches Tool nutzen.

Diese Landeskirchen haben evangelische-termine.de im Einsatz; teilweise unter einem anderen Namen. Falls Sie dies noch nicht nutzen, können Sie sich auf der jeweiligen Startseite zur Nutzung registrieren. Gehen Sie zur Schaltfläche „Zugang beantragen“ und suchen Sie den Ansprechpartner für Ihre Gemeinde (Bayern, Westfalen, Rheinland) oder tragen Sie Ihre Zugangsdaten ein (EKBO).

 

Diese Veranstaltungskalender, die auf evangelische-termine.de basieren, bieten die Möglichkeit, Webformulare für Anmeldungen zu Veranstaltungen zu erstellen. Dabei ist eine Begrenzung auf eine maximale Teilnehmerzahl möglich. Bei einer Anmeldung kann eine "Eintrittskarte" mit einem QR-Code verschickt werden, über den Personen bei der Veranstaltung registriert werden können. In der Ev.-Luth Landeskirche in Bayern ist die Vernetzte Kirche Ansprechpartner für die Veranstaltungssoftware.

Weitere Informationen zur Nutzung von verschiedenen Anmelde-Formularen finden Sie im Online-Handbuch: https://handbuch.evangelische-termine.de/Rueckmeldeformulare.

Besucher registrieren mit Einfachbesuchen.de

Einfachbesuchen.de ist ein Tool, das Veranstalter dabei unterstützt, elektronisch die Daten von Besucherinnen und Besuchern zu erfassen, um der Corona-Regeln der Anwesenheitslisten-Vorhaltung genüge zu tun. Es wurde im Auftrag der Evangelischen Bank von der Firma digital.wolff in Berlin entwickelt und ist kostenlos.

Bei diesem Tool ist die Registrierung allerdings nur während der Veranstaltung möglich, es erlaubt also KEINE vorherige Reservierung. Dennoch kann es in der Weihnachtszeit hilfreich sein, weil es die Registrierung erleichtert. Besucher ohne Smartphone können manuell vom Veranstalter registriert werden.

Ein kostenloses Open-Source-Tool zur Ticketvergabe

Mit Pretix.eu lassen sich Tickets und Reservierungen für Veranstaltungen organisieren. Die Daten liegen in Deutschland, das Portal arbeitet DSGVO-konform. Als Open-Source-Lösung kann die Lösung intern eingesetzt werden oder über Pretix.eu als Software-as-a-Service genutzt werden. Dieses Angebot ist zurzeit kostenlos für bis zu 2500 kostenlose Tickets. Für eine Saalplanerstellung fallen einmalige Gebühren an.

App zur Gemeindeunterstützung

Die App Wo2odermehr.de eignet sich für die einfache Registrierung/Voranmeldung von Besuchern für einzelne Gottesdienste. Ohne Sitzplan-Funktion. Gegen kleine Spende (Hostingkosten).

Kostenlose Grundfunktionen im Unterstützungstool

Auf jesaja.org ist die Veranstaltungsverwaltung, Einbindung in eigene Homepage, Check-in mit Barcode-Scanner in der Grundfunktion kostenlos. Zusatzfunktionen wie Anmeldeverfahren und Zahlungsabwicklung für Veranstaltungen und Konzerte auf Anfrage.

Ein Buchungsportal für Gemeinden: Church-Events.de

church-events.de ist ein Buchungsportal für Gemeinden. Es wurde aufgrund einer Initiative der Evangelischen Gesellschaft für Deutschland von der Firma radermacher consult entwickelt. Gemeinden zahlen eine Monatsgebühr für die einfache Nutzung und eine höhere Gebühr, wenn ein Saalplan hinterlegt werden soll, der die Ticketvergabe wie im Kino oder Konzertsälen möglich macht.

So funktioniert church-events (ausgewählte Möglichkeiten, mehr Infos auf der Website)

  • Gemeindeeigene Subdomain für Veranstaltungen
  • Festlegung der maximalen Teilnehmerzahl und Personenzahl je Anmeldung
  • Verschiedene Sitzplatzanordnungen möglich
  • Warteliste und NachrückVerfahren
  • Bestätigung der Anmeldung
  • QRCode möglich
  • EKDDatenschutz
Gottesdienst-Anmeldung mit ChurchDesk

Gemeinden, die ChurchDesk nutzen, können die Vorab-Anmeldung zu Gottesdiensten einfach über digitale Formulare anbieten. Die Formulare können auf allen Webseiten eingebunden und als Link auf Social Media geteilt werden. Außerdem erzeugt das System automatisch einen QR-Code zum Formular, der z.B. in Gemeindebriefen und Schaukästen eingesetzt werden kann. Die Zahl der Tickets kann beliebig begrenzt werden, auch aufgeteilt auf verschiedene Bereiche in der Kirche mit jeweils eigenen Personenbegrenzungen.

 

Kontaktdaten und die entsprechende Einwilligung können über die ChurchDesk-Anmeldeformulare direkt eingeholt werden, so dass eine Liste der Angemeldeten automatisch und datenschutzkonform generiert wird. Das hilft beim Abhaken vor Ort und im schlimmsten Fall auch bei der Nachverfolgung von Kontakten.

Professionelle Ticketbuchung mit vivenu

vivenu ermöglicht bereits in über 100 Städten und Kirchengemeinden die Corona- und EKD-Datenschutzkonforme Durchführung von Veranstaltungen, so z.B auch in der evangelischen Gemeinde Bonn.

Funktionen:

  • automatisierte Sitzplatz-genaue Registrierungen mit sicheren Abständen
  • Die begrenzten Kapazitäten werden optimal genutzt, so dass möglichst viele Personen unter Einhaltung der Auflagen der Coronaschutzverordnungen die Gottesdienste feiern können.
  • Erstellung der Registrierungsseite
  • für die Gemeinde dauerhaft erreichbaren Ansprechpartner (auch an den Weihnachtstagen),
  • Hotline, Komplettservice durch ivenu

Ein Beispiel finden Sie hier. Ab einmalig 319 Euro je nach Anzahl der Sitzplätze. Die Anzahl der so corona-konform durchgeführten Veranstaltungen ist unbegrenzt.

Einfaches Buchungstool ckalender.de

CKalender bietet Eventplanung, Termin- und Ressourcenplanung für einen günstiger Monatspreis bei einem Abonnement von mindestens sechs Monaten. Nutzung insbesondere für Organisationen, Vereine, Gemeinden.